Information zum Datenschutz
über unsere Verarbeitung von Bewerberdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten innerhalb der Schlütersche Mediengruppe ist zunächst die
Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG
Hans-Böckler-Allee 7
30173 Hannover.

Je nachdem, auf welche Stelle du dich bewirbst, ist zusätzlich die jeweilige einzustellende Tochtergesellschaft Verantwortliche. 

Zu der Schlütersche Mediengruppe gehören die folgenden Gesellschaften:
Schlütersche Marketing Holding GmbH, Schlütersche Marketing Service GmbH, Schlütersche Fachmedien GmbH, The Digital Architects GmbH, G. Braun Telefonbuchverlage GmbH & Co. KG, adEmma GmbH, Mediengesellschaft Magdeburg mbH, G. Braun Telefonbuchverlage Verwaltungs- GmbH, TVL Telefonbuch-Verlagsgesellschaft in Leipzig mbH sowie die Hidden Champions Media GmbH.

Datenschutzbeauftragte
Hast du Fragen zum Datenschutz, melde dich bei
Dr. Stefanie Wegener, stefanie.wegener-extern@schluetersche.de
Sie ist bei den Gesellschaften, die über mehr als zwanzig Mitarbeiter verfügen, auch als externe Datenschutzbeauftragte gestellt.
Gerne wende dich auch an People & Culture, Alicia Heise (alicia.heise@schluetersche.de).

1. Konzernstruktur & zentrale Personalverwaltung
Gemeinsame Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)
Dein Arbeitgeber und die Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG (hier ist die zentrale Personalverwaltung People & Culture angesiedelt) sind gemeinsame Verantwortliche für die in Abschnitt 2 beschriebenen Personalprozesse. Die Kernelemente der Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO lauten:

• Zuständig für Erfüllung der Informationspflichten und Wahrnehmung von Betroffenenrechten (Art. 15–22 DSGVO) ist primär die Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG.
• Zuständig für HR-Systeme/IT, Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sowie Datenschutz-Management ist ebenfalls die die Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG.
• Ungeachtet dessen kannst du deine Rechte bei deinem Arbeitgeber geltend machen.
  
  

2. Zwecke der Verarbeitung, Datenkategorien und Rechtsgrundlagen
Die nachfolgende Übersicht zeigt die wesentlichen Personalprozesse, Datenkategorien (nicht abschließend) und die Rechtsgrundlagen.

Zweck/Prozess	Typische Datenkategorien	Rechtsgrundlage(n)
Bewerbungsmanagement (Online-Bewerbung, Auswahlprozess)	Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Qualifikationen), Kommunikationsdaten, Positionsbezug, technische Übertragungsdaten	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 26 Abs. 1 BDSG (Anbahnung); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Dokumentation/Verteidigung); Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (freiwillige besondere Daten)
Talent Pool (freiwillig)	Stammdaten, Kontaktdaten, Qualifikations- und Bewerbungsdaten	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Kommunikation & Terminabstimmung	E-Mail-Inhalte, Verfügbarkeiten, Gesprächsnotizen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 26 BDSG
IT-Betrieb & Sicherheit (Karriereseite, Upload, Formular)	IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-/Gerätedaten, Logfiles	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-/Systemsicherheit)
Rechtsdurchsetzung / Compliance / AGG-Dokumentation	Vorgangs-/Ermittlungsdaten, Bewertungsunterlagen, Kommunikationshistorie	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Rechtsverteidigung, AGG-Beweislast)
Fotos/Videos im Bewerbungsverfahren (freiwillig im Lebenslauf enthalten)	Bilddaten	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (freiwillige Angabe)
Hintergrundinformationen aus Quellen gem. Art. 14 DSGVO (nur wenn zulässig und kommuniziert)	Daten von Recruiting-Plattformen, Personalvermittlern; öffentlich berufliche Profile (z. B. LinkedIn, XING)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 26 BDSG; ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berufliches Netzwerk)
Durchführung eines möglichen Onboardings / Vorbereitung Arbeitsvertrag	Vertragsdaten, Bank-/Steuer-/Sozialdaten (erst nach Einstellung)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 26 Abs. 1 BDSG
Archivierung und Aufbewahrung (z. B. Ablehnungsdokumentation)	Bewerbungsunterlagen, Prozessnotizen, Korrespondenz	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (AGG-Verteidigung); rechtliche Aufbewahrungspflichten
Systembetrieb HR-Software (Personio)	alle im System gespeicherten Bewerberdaten, IT-Logdaten, Nutzerkennungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 26 BDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit/Betrieb)
Aufbewahrung nach Austritt (z. B. Zeugnisse, Nachweispflichten)	Aktenbestandteile, Korrespondenz	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Drittstaatentransfers im Rahmen der IT-Infrastruktur	Drittstaatentransfers im Rahmen der IT-Infrastruktur	Drittstaatentransfers im Rahmen der IT-Infrastruktur

3. Empfänger/Kategorien von Empfängern

• Konzernintern: Zentrale Personalverwaltung People & Cuture, Fachbereiche (z. B. Finance, IT), ggfs. lokale HR nach Need-to-know.
• Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter): z. B. HR-/Payroll-Provider (Personio), Rechenzentren, Softwareanbieter, Aktenvernichter, Post-/Kurierdienste.
• Dritte: Sozialversicherungsträger, Finanz-/Steuerbehörden, Banken, Versicherungen, Berufsgenossenschaften, (Arbeits‑)Gerichte, Rechtsbeistände, Sachverständige.
• Betriebsrat im Umfang seiner gesetzlichen Aufgaben.

Eine jeweils aktuelle Liste wesentlicher Dienstleister erhältst du über unseren datenschutzrechtlichen Ansprechpartner.

4. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn entweder ein Angemessenheitsbeschluss besteht oder geeignete Garantien (insb. Standardvertragsklauseln) vereinbart wurden, ggf. mit ergänzenden Maßnahmen. Betroffene erhalten auf Anfrage Hinweise, wie und wo Kopien verfügbar sind..

5. Speicherdauer/Kriterien der Löschung
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Verjährungsfristen. Richtwerte (bitte anpassen):

• Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens;
• Talent Pool bei Einwilligung: max. 24 Monate.
• Arbeitsverhältnis (sofern es zustande kommt): Daten fließen in die Personalakte
• IT-Logdaten: i. d. R. 7–180 Tage (Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitszwecke).

Eine detaillierte Löschkonzeption ist intern dokumentiert und kann auf Anfrage in Auszügen bereitgestellt werden.

6. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Bestimmte Daten sind für Abschluss und Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich (z. B. Identitäts‑, Kontakt‑, Steuer-/SV‑, Bankdaten). Ohne diese Daten kann das Arbeitsverhältnis ggf. nicht begründet oder ordnungsgemäß durchgeführt werden.
7. Rechte der betroffenen Personen
Du hast – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beschwerden kannst du an unseren Datenschutzbeauftragten richten oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Für unsere Gesellschaften, deren Sitz in Niedersachsen ist, lautet die Anschrift:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD)

· Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover

· Besucher-/Lieferanschrift: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

· Telefon: 0511 120-4500 · Fax: 0511 120-4599 · E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.

8. Quellen der Daten (Art. 14 DSGVO)

• Vermittler/Agenturen, Jobportale, Referenzen (nur nach vorheriger Information), Hintergrundprüfungen [nur wenn zulässig und umgesetzt];
• Konzerngesellschaften (z. B. für konzernweite HR-Prozesse);
• Öffentlich zugängliche Quellen (sofern für den Zweck erforderlich), z. B. berufliche Netzwerke.
  
  

9. Automatisierte Entscheidungen/Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. Kontakt & Ausübung Ihrer Rechte
Bitte wende dich zur Ausübung deiner Rechte oder bei Fragen an die oben angegebenen Kontaktdaten.

11. Stand/Version
Stand: 17.11.2025

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.